Die Open Space-Methode schafft diese Atmosphäre ganz bewusst. Dabei wird jedoch die Energie des intensive, informellen Erfahrungsaustausches in einem gruppendynamischen Prozess auf ein Hauptthema kanalisiert und genutzt. Dadurch schafft man viel Freiraum für neue, innovative Ideen und erhält Ansätze zur Lösung von Problemen.
Open Space zeigt, wie man Grossveranstaltungen durchführen kann. Zudem stellt sie die Selbstorganisation als effizientes Ordnungsprinzip unter Beweis. Wichtig ist auch die Offenheit gegenüber neu Auftauchendem während eines Prozesses.
Open Space ist eine Methode, die sich für das öffnet, was latent in einem System vorhanden ist. Es geht also nicht darum, an diesen Anlässen die Teilnehmer von einer vorgegebenen Idee zu überzeugen. Vielmehr sollen die Energie, das Wissen und die Kreativität jedes Teilnehmers genutzt werden, um Aufgaben und Probleme praxisnah und nachhaltend zu lösen.
GRUNDPRINZIPIEN UND VERLAUF
Die Anlässe, an denen 20 - 150 Personen teilnehmen können, beginnen jeweils mit einem grossen, offenen Kreis. In der Mitte dieses Kreises liegen leere Flipchart-Papiere und Schreibstifte. Der Organisator begrüsst die Teilnehmer, nennt Thema und Ziel der Veranstaltung. Danach erläutert er kurz das Vorgehen. Es basiert auf folgenden Prinzipien:
- Wann immer ein Prozess beginnt, ist dies der richtige Zeitpunkt
- Wer immer an einem Prozess teilnimmt, ist der richtige Teilnehmer
- Was immer passiert, ist das einzige, was geschehen kann
- Wenn es vorbei ist, ist es vorbei
Nun folgt der eigentliche Start, die Bulletin-Board-Phase. Alle Teilnehmer sollen überlegen, für welche Aspekte des Konferenzthemas sie persönlich Energie einsetzen und Verantwortung übernehmen möchten. Die so auftauchenden neuen Fragestellungen oder Lösungsansätze werden von den Teilnehmern auf die leeren Papiere in der Mitte des Raumes geschrieben. Danach stellen jene Teilnehmer, die einen thematischen Schwerpunkt bearbeiten wollen, diesen im Plenum vor. Dadurch ergibt sich schnell eine Fülle von Arbeitsthemen.
Anschliessend werden die Themen mit einem Plan an die Wand gehängt. Der Plan zeigt auf, wo und wann die Themen bearbeitet werden sollen. Das Ganze sieht nun aus wie ein Marktplatz. Jeder Teilnehmer kann sich hier für die Mitarbeit bei einem oder mehreren Themen entscheiden. Er trägt dazu seinen Namen auf den entsprechenden Flipchart-Blättern ein. In der Meeting-Phase arbeiten die auf diese Weise gebildeten Gruppen während 1-2 Stunden an ihren Themen. Die Teilnehmer reden miteinander, hören zu und bringen neue Ideen ein. Dabei achten sie auf folgende Punkte:
- Wer an einem Workshop nichts beitragen oder nichts lernen kann, ist frei, diesen zu verlassen.
- Am Schluss des Workshops sollten die Ergebnisse der Arbeitsgruppe in einem Kurzbericht zusammengefasst werden. Denn nur so lassen sich die Lerninhalten und Lösungsvorschläge mit den übrigen Teilnehmern teilen.
- Wer in einem Workshop gehört hat, was er hören wollte, oder beigetragen hat, was er beitragen konnte, ist frei, ein Schmetterling oder eine Biene zu werden. Die Biene schliesst sich einer anderen Gruppe an, um sie zu befruchten, während der Schmetterling umherschwirrt und da und dort an kleinen Diskussionen teilnimmt.
Während eines Open Space-Anlasses gibt es in der Regel verschieden Meeting-Runden. Da es am Schluss des Anlasses keine Präsentation im Plenum gibt, werden die Ergebnisse aus der Konferenz als Handouts (Handzettel) an die Teilnehmer verteilt.
OPEN SPACE
Letzte Warnung:
Sei vorbereitet, überrascht zu werden! Obwohl es die letzte Warnung ist, gehört sie zu den ersten Dingen, die die Teilnehmer von Open Space lesen, wenn sie sich dem Veranstaltungsraum nähern: Sie hängt nämlich bereits am Eingang. Für viele folgt die nächste Überraschung auf dem Fusse, wenn sie den Raum betreten. Sie sehen einen grossen Stuhlkreis mit viel Platz in der Mitte. Gut, dass sie vorbereitet sind ...
Jedes Open Space-Treffen lebt zu einem guten Teil von der Spannung, die allein durch die für einen Kongress oder eine Konferenz ungewohnte Sitzanordnung entsteht. Gerade diese Spannung aber verwandelt sich schnell in Energie und Beteiligung, die sich aus Freiwilligkeit und Verantwortung der Teilnehmer ergeben. Freiwillig besuchen sie die Veranstaltung und Verantwortung übernehmen sie dadurch, dass sie aufstehen, in die Mitte des Teilnehmerkreises treten und ein oder mehrere Themen benennen, die ihnen wirklich am Herzen liegen und für die sie selbst Verantwortung zu übernehmen bereit sind. Während der Tagung fertigen sie eigenhändig ein Protokoll der von ihnen einberufenen Arbeitsgruppe an.
Der äussere und der innere Rahmen
Den äusseren Rahmen bildet der Ablaufplan. Er stellt die Anfangs-, Arbeits-, Essens- und Endzeiten vor. Vier Prinzipien und ein Gesetz setzen den inneren oder den Verhaltensrahmen.
Das erste Prinzip lautet: Die da sind, sind genau die Richtigen.
Das würdigt die Anwesenden und ist wichtiger, als über die Abwesenden zu klagen. Es zeigt das Vertrauen zu den Menschen, die erschienen sind, zu ihren Fähigkeiten und zum Prozess. Jede einzelne Person wird ernstgenommen - und fühlt sich auch so.
Das zweite Prinzip: Was immer auch geschieht, es ist das einzige, das geschehen kann.
Es führt zu grosser Gelassenheit, wenn wir Dinge zulassen können. Andere Menschen dürfen anders sein als wir, sie dürfen tun, was wir uns nicht trauen würden, sie dürfen anderer Meinung sein, sie dürfen ihren eigenen Weg gehen. Es bedeutet nicht, dass ich allem tatenlos zusehen muss, aber es bedeutet, andere zu respektieren.
Das dritte Prinzip: Es beginnt, wenn die Zeit reif ist.
Es lohnt nicht, darüber nachzudenken, ob es nicht besser früher begonnen hätte oder später anfangen sollte. Im ersten Fall verschwenden wir unsere Energie darauf, der Vergangenheit nachzutrauern, im zweiten, die Zukunft vorwegzunehmen. Beides führt in der Sache nicht weiter, beides hält uns davon ab, in der einzigen Zeit etwas zu tun, in der wir etwas tun können: Jetzt, in diesem Augenblick. Wann immer es beginnt, ist die richtige Zeit.
Das vierte Prinzip: Vorbei ist vorbei.
Dieses Prinzip hilft uns, die Vergangenheit ruhen zu lassen. Was war, ist nicht zu ändern. Wir haben damit zu leben. Wenn z.B. in einer Besprechung nach zwanzig Minuten alles gesagt und geklärt ist, dürfen wir sie beenden und brauchen nicht ein oder zwei Stunden zu füllen, nur weil wir uns diese Zeit dafür genommen hatten. Wenn wir schneller sind, umso besser - dann können wir früher etwas anderes tun. Wenn wir es aber nicht in der vorgesehenen Zeit schaffen, dann nehmen wir uns mehr. Insofern gilt auch die Umkehrung: Nicht vorbei ist nicht vorbei.
Das Gesetz der zwei Füsse
Das eine Gesetz ist das «Gesetz der zwei Füsse». Ich ehre jede Arbeitsgruppe damit, sie zu verlassen, wenn ich nichts mehr beitragen oder lernen kann. Es legt mir als Teilnehmer die Verantwortung auf, selbst zu entscheiden, was ich wie lange wann, wo, mit wem und wie tun will - oder lassen. Dieses Gesetz sorgt dafür, dass alle Teilnehmer dort sind, wo sie am meisten leisten.
Als Folge dieser Prinzipien und dieses Gesetzes treten die Phänomene «Hummeln» und «Schmetterlinge» auf. Damit sind zwei Verhaltensweisen seitens der Teilnehmer gemeint: Manche gehen von einer Arbeitsgruppe zur anderen, so wie Hummeln von einer Blüte zur anderen summen. Wie die Hummeln dabei Blütenstaub bringen und nehmen, so nehmen und bringen die Teilnehmer Anregungen und Beiträge.
Schmetterlinge dagegen sitzen oftmals in der Sonne und schillern vor sich hin. Auch das tun manche Teilnehmer: Sie sitzen am Buffet oder irgendwo anders und tun scheinbar nichts. Doch wenn dann andere vorbeischauen, die gerade das Gesetz der zwei Füsse befolgen, so kommt es bisweilen zu sehr wichtigen Gesprächen, die sich bei anderen Methoden unter Umständen nicht ergeben hätten.
Ein Teilnehmer äusserte sich dazu folgendermassen: «Ich finde es sehr gut, weil keine Angst im Raum ist. Man kann in die Gruppen reingehen und man kann rausgehen, es ist niemand böse. Man kann sich etwas anschauen, man kann abwägen, man kann Entscheidungen treffen; man kann sagen, das gefällt mir, das gefällt mir nicht, ohne jemanden zu verletzen.»
Nach dem Hinweis, dass jeder, der möchte, in diesem Kreis sein ganz persönliches Thema vorstellen und mit anderen Interessierten wird diskutieren können und nach der Erläuterung der Prinzipien und des Gesetzes ist es endlich soweit: Die Teilnehmer nehmen Zettel, Stifte und Themen selbst in die Hand.
Sie stehen auf, gehen in die Mitte und schreiben dort auf vorbereiteten Blättern ihr Thema nieder, ihren Namen dazu, lesen dann von der Mitte des Kreises aus ihr Thema vor, nennen ihren Namen und hängen den Zettel an die Raum-Zeit-Matrix. Aus ihr geht hervor, wer wo wann welches Thema bespricht. Wenn alle Themen benannt sind und niemand ein weiteres vorzubringen hat, wird der Marktplatz eröffnet. Dabei tragen sich die Teilnehmer in der Raum-Zeit-Matrix bei den Gruppen ein, an denen sie teilnehmen wollen. Und dann wird gearbeitet. Oder Kaffee getrunken. Oder was auch immer: Die Teilnehmer entscheiden selbst, wo, wie lange sie teilnehmen. Auf diese Weise ist jeder Raum oder das ganze Gebäude, in dem Open Space stattfindet, ein einziger Workshop. Überall Gespräch, überall Diskussion, überall Geräusch, Kommen, Gehen, Bewegung, Leben.
Vorteile und Grenzen von Open Space
Die wohl häufigste Furcht bei Menschen, die Open Space gerne einmal probieren würden, ist: Es sagt niemand etwas. Keiner steht auf, keiner nennt ein Thema. Damit wäre ja alles aus. Aber gerade das geschieht nicht. Die Leute beteiligen sich bei Open Space und bringen sich ein. Endlich werden sie wirklich gefragt und können vorbringen, sogar in einer Gruppe diskutieren, was ihnen wichtig ist. Wenn Menschen so ernst genommen werden, dann beteiligen sie sich auch. Der Initiator dieses Modells, Harrison Owen, setzt Open Space seit 1985 auf der ganzen Welt ein; viele andere haben es seitdem ebenfalls angewandt, und dieser Fall ist noch niemals eingetreten.
Dagegen geschieht etwas anderes: Jeder nimmt unvermutete Anregungen und neue Ideen mit nach Hause, jeder wird über wenigstens einen Punkt nachdenken, den er oder sie jetzt anders sieht als vor der Veranstaltung. Dazu tragen selbst die Arbeitsgruppen bei, an denen man nicht teilgenommen hat. Denn jeder, der ein Thema benennt, hat damit die Verantwortung übernommen, für ein Protokoll zu sorgen.
«Wenn du ein Schiff bauen willst, dann rufe nicht die Menschen zusammen, um Holz zu sammeln, Aufgaben zu verteilen und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem grossen, weiten Meer.»
Der Gedanke von Antoine de Saint-Exupéry formuliert ausdrucksvoll, dass Visionen nötig sind, um neue Wege gehen zu können. Zu deren Entstehung und Umsetzung sind wiederum die Ideen, die Kreativität und Energie aller Mitarbeiter unentbehrlich, sowie auch deren Beteiligung, Verantwortungsgefühl und Engagement, wie es bei Open Space entwickelt wird.
Open Space weckt und verbindet dies alles, aufbauend auf freiem Willen, ehrlicher Motivation und grosser Begeisterung. Open Space nimmt die Menschen und ihre Anliegen ernst, ermöglicht das direkte, offene, persönliche Gespräch in einer grossen Gruppe, die ein natürliches Korrektiv für Extrempositionen bildet. Eine derartige Kommunikation ist für jedes Unternehmen, für jede Organisation das stärkste und dauerhafteste Fundament einer sicheren Zukunft.
Im neuen Jahrhundert entstehen immer grössere Herausforderungen für die Menschen in sämtlichen Organisationen. Euro, E-Commerce, weltweite Konkurrenz stellen alle unter gnadenlosen Druck. Kommunikation, schnell, gut und effizient, ist in dieser Lage besonders gefragt. Open Space ermöglicht sie.
Darüber hinaus sind die zahlreichen persönlichen Begegnungen, die natürlichen und freien Gespräche und die ungezwungenen, aber intensiven Kontakte auch und gerade unter inhaltlichen Gegnern ein grossartiges Erlebnis. Gerade dabei zeigt sich immer wieder, wie berechtigt die «Letzte Warnung» ist, die bei Open Space zum ersten gehört, was man sieht: «Sei vorbereitet, überrascht zu werden.»
Zum Beispiel davon, persönlich und geschäftlich weit über die Veranstaltung hinaus von den entstandenen Kontakten zu profitieren.
Allerdings ist Open Space auch kein Allheilmittel. In einer Organisation, die einer strikten Führung und Hierarchie unterliegt, wird Open Space nur dann funktionieren, wenn die Führungskräfte ihren Mitarbeitern die Freiheit weitgehender Selbständigkeit lassen und darauf vertrauen, dass sie damit zurechtkommen. Fehlt es an diesem Vertrauen, kommt es zu vielfältiger Kontrolle. Kontrolle ist der Todesstoss für Open Space, egal ob vor, während oder nach der Veranstaltung.
Da die Ausübung von Macht unverzichtbar der Kontrolle bedarf, verträgt Open Space sich mit Machtausübung ebenfalls schlecht. Open Space legt «Macht” in die Hände der Beteiligten, indem ihnen ermöglicht wird, Verantwortung zu übernehmen. Nicht für das grosse Ganze, nur für ihren Teil daran. Das ist zwar einfach, aber nicht leicht. Deshalb tragen viele Schultern das schwere Gewicht.
Wo lässt sich Open Space einsetzen?
Grundsätzlich kommt Open Space überall dort in Frage, wo ein Thema auf den Nägeln einer Organisation brennt. Das kann sowohl politischer Art - wie die Routenführung einer Umgehungsstrasse- sein als auch wirtschaftlicher Art - wie die Frage: «Was muss die SY-AG tun, um an die Spitze zu kommen?»
Um Ideen hervorzubringen und zu entwickeln, um in einen freien und offenen Austausch zu gelangen oder festgefahrene Gespräche wieder in Gang zu bringen, dafür ist Open Space bestens geeignet. Für die genaue Planung umfangreicher Projekte gibt es dagegen sinnvollere, mehr strukturierte Methoden wie z.B. die zielorientierte Projektplanung.
Führungskräfte-Treffen, Konferenzen oder Diskussionsveranstaltungen gewinnen mit Open Space an Lebendigkeit, Engagement, Vielfalt und Ergebnisqualität. Marktforschung, Produktentwicklung, grössere Konflikte jeder Art sind weitere Einsatzmöglichkeiten.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob und an welcher Stelle Open Space für Sie in Frage kommt, holen Sie sich einfach Rat von aussen. Aber nicht unbedingt für die Durchführung von Open Space. Dazu brauchen Sie keinen Experten. Einen Berater können Sie in der Vorbereitungsphase gebrauchen, wenn es darum geht, die Fragestellung zu klären und die Situation zu beschreiben, an der Sie etwas ändern wollen.
Die wichtigsten Gespräche, so klagte jüngst die Führungskraft eines Autmobilzulieferers über vergangene Treffen des Managements, hätten abends an der Bar stattgefunden. Warum schaffen wir es so schwer, unsere Probleme, die wir im eigenen Hause haben, selbst zu lösen?», fragte er sich.
Mit Open Space habe man jedoch inzwischen die Bereitschaft zur Offenheit und zum Loslassen von Kontrolle vorausgesetzt - die Methode gefunden, mit der man es in Zukunft allein schaffen könne.