Viele KMU sind der Meinung, sich nicht dieselben Instrumente leisten zu können wie Grossbetriebe. Dabei spielt die Grösse eines Betriebes gar keine Rolle, wenn laufend auf allen Stufen die einschlägigen Daten zur Verfügung sein müssen, um das Unternehmen effizient führen zu können. Denn Effizienz ist nicht eine Frage des Geldes, sondern der Qualität. Eine End-to-End-Anzeige der Operationen, die jederzeit geschäftliche Schlüsselbeziehungen und Transaktionen auf allen Ebenen überblickbar macht, ist heute kein Luxus mehr, sondern eine Standard-Anforderung.

Handlungsbedarf 

KMU kämpfen im IT-Bereich fast alle mit den gleichen Problemen. Die EDV ist inzwischen in die Jahre gekommen, somit technisch nicht mehr up-to-date und auch den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen. Sie wurde damals für den jeweiligen Betrieb als Individualprodukt zwar 100% auf die betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten. Aber im Laufe der Zeit zeigten sich Lücken und Schwächen, nicht zuletzt bei der Wartung, die zu einem ständigen Kostenfaktor wird. Durch die Speziallösung ist man zudem auch beim Support an den Lieferanten gebunden - und stösst auf Gedeih und Verderb mit ihm an Grenzen, statt der rasanten Entwicklung folgen zu können. Multifunktionale und multioptionale Standardlösungen, die an jeden Einzelfall angepasst werden können, ersetzen heute solche Individualprogramme.

Vielfach Insellösungen

In der Regel besteht die Grundausstattung eines KMU aus einer ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning - Unternehmens-Ressourcen-Planung) mit Rechnungswesen, Lagerbewirtschaftung und Verkauf. Mit zunehmendem Bedarf wurden dann modulartig zusätzliche Software-Pakete wie Datawarehouse, Managementinformationssystem, MS-Office und Customer Relationship Management (CRM) angeschafft. Diese wurden der ERP aufgepfropft und mittels Schnittstellen verbunden. So entstanden fast überall so genannte Insellösungen. Ein Mix aus einzelnen Systemen, jedes in sich eigentlich ganz gut, als Ganzes jedoch zu wenig effizient, zu kompliziert und zu langsam.

Übliche Schnittstellenproblematik 

Nehmen wir den Fall eines KMU, bei dem der Software-Hersteller eine neue ERP-Version mit zahlreichen Erweiterungen herausbringt, welche für den Anwender von grossem Nutzen wären. Schon steht die IT-Abteilung vor einem Berg von Problemen. Zeitliche Abstimmungen, neue Funktionen und Datenfelder benötigen eine zeitaufwändige Anpassung. Jedes Modul hängt vom anderen ab und ist über Schnittstellen mit dem nächs-ten verbunden. Somit müssen alle ständig unterhalten und koordiniert werden, sobald sich auf einer Insel irgendetwas ändert. Jedes Teilsystem hat eine unterschiedliche Oberfläche und bedarf einer speziellen Bedienung, was die Anwendung zusätzlich kompliziert. Bei diesen Patchwork-Systemen werden die Daten häufig nicht automatisch und online weitergegeben, sondern müssen periodisch nachgetragen werden. Dies verursacht permanente Informationsverzögerung, Informationslücken in Entscheidungssituationen und häufig auch Informationsverluste.

Integriertes System

Eine gute und effiziente ERP-Lösung liefert jederzeit sämtliche Informationen auf einen Blick per «Maus-Klick». Sie beginnt beim ersten Kontakt mit dem Kunden und verfolgt ihn pausenlos. Sie registriert minutiös alle Bewegungen, die für jeden Benutzer sofort und zeitgleich zugänglich sind. Ein Chef muss sich nicht mehr bei seinen Mitarbeitenden informieren. Er kann sich von seinem eigenen Arbeitsplatz aus jederzeit ein Bild über Auftragsvolumen, Auftragsbestand und Auftragsabwicklung jedes Aussendienst-Mitarbeiters machen. Er hat jederzeit die aktuellen Produktdaten zur Verfügung und kann das Warenlager kontrollieren. Alle Offerten, Abschlüsse, Rechnungen und anderen Kundeninformationen (Bestellvolumen, Preisnachlass, Zahlungsmoral) sind abrufbar. Fehlerquellen können schnell entdeckt und damit mögliche Katastrophen verhindert werden. Die Unternehmensführung ist in der Lage, zu jedem beliebigen Zeitpunkt und sofort Einfluss auf alle relevanten Ereignisse zu nehmen. Mit dem Einbau von workflow-basierten Alarmfunktionen können Aktivitäten ausgelöst oder gestoppt werden. Damit ist sichergestellt, dass einerseits nichts verpasst wird, andererseits aber nichts Unerwünschtes passiert. Ohne weiteres Zutun werden je nach Situation und Adressatenkreis SMS oder E-Mails ausgelöst oder via Bildschirm gezielte Warnmeldungen und Instruktionen verbreitet, was zu unternehmen ist. Das integrierte System automatisiert nicht nur das Customer Relationship Management (CRM), die Herstellung, die Waren- und Lagerbewirtschaftung sowie die Finanzverwaltung, sondern schliesst auch Verkauf, Kommunikation und die übrigen Geschäftsprozesse nahtlos in alle Unternehmensbereiche mit ein.

Unternehmenssteuerung 

Nicht nur der Geschäftsführer, sondern alle Mitarbeitenden sind bezüglich der Abläufe auf dem aktuellen Stand. Dank dem Überblick fällt es ihnen leichter, die richtigen Entscheide zu treffen und diese mit hoher Wirksamkeit an die Schlüsselstellen zu komunizieren. Ein Mausklick genügt. Niemand kann sich hinter Unwissenheit verstecken. Und ebenso kann ein Entscheid per Mausklick wieder geändert oder aktualisiert werden. Ein integriertes System zeichnet sich durch Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit aus und erlaubt jedem berechtigten Benutzer neue Funktionen und Felder hinzuzufügen, Formulare zu ändern, Abfragen und Berichte zu personalisieren, ja sogar zusätzliche Informationen zu speichern. Der Schulungsaufwand bleibt dabei minimal und lässt sich mit ad-hoc-Instruktionen erledigen. Eine Top-IT ist mehr als eine ERP-Lösung: es ist integrierte Unternehmenssteuerung.

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